運用網狀脈絡與樹狀結構，打造個人維基百科的資料庫
前導：經過10年的專業經理人的洗禮，接續轉職變為全職的講師，面對大量的知識與資訊，要如何來管理呢？除了利用搜尋的方式之外，是否還有其它可以互相搭配的方式？或是有何邏輯思考架構，來迎接海量的知識，進而形成個人內化的資料庫？我們統整學員網路的討論以及在平日學員互相討論的內容，請蔡興正回答他長期進行資料管理經驗心得，及注意事項建議：
- 為何資料於Google都可以找得到，還需要進行資料管理？
- 如何來啟動資料管理的第一步，進而內化為個人的資料庫？
- 具體的流程與步驟？資料管理需要的工具？
行動裝置的興起，改變我們的生活與學習模式。不論是旅行的資訊，還是學習的知識，只要經由行動裝置，再Google一下，即可以得到我們想要的知識。若是如此，每一個人都有手機，也可以得到一樣的資料，那每一個人的能力，是否都相同了嗎？答案很明顯的，當然不會一樣，反而是拉開差距。原因在於您是很快蒐集到資料，還是忙碌了一整天，卻因為資料過於龐大，而無法專注進而產生內化。
大量的收集網路資料一定會讓我們變的更聰明嗎？日前讀到由商業週刊所報導的一篇文章「連寫字都要查google...科技讓我們變笨的八個徵兆，你中了幾個？」，第三點指出，在《網路讓我們變笨？》一書曾提到，人類的記憶分成兩種，一種為短暫的工作記憶（working memory），另一種為長期記憶（long-term memory）。當資訊要從工作記憶轉變成長期記憶時，任何的中斷與打擾，例如說話、確認e-mail、傳訊息，都會使轉變過程失敗，資訊將會在被儲存為長期記憶之前就被燒毀。而現在網路一次接收到的爆炸資訊，也超出了短暫工作記憶的極限，簡單來說就是一直在網路收取資訊，真正記到腦子裡的卻不多。
從學習的理論而言，一個人聰明程度，與腦神經的連結有很大的關連。腦神經的連結程度越好，用比較易懂的語言，就是代表您的思考不但廣而深，相對的也代表知識與知識之間的連結關係緊密，過去，我們將知識一個一個檔案的放好，彼此沒有關連，於未來，知識應要發展成一個連結的網，讓資料彼此產生連結，這將是蘊孕下一個新知識或是產生新點子的起點。
．如何來啟動資料管理的第一步，進而內化為個人的資料庫？
先分享一段經典的故事，是關於《愛麗絲夢遊仙境》。
愛麗絲：「請你告訴我，我現在應該要走哪條路呢？」「那得看你想要到哪裡去啊！」笑臉貓說。「到哪裡去都沒關係…」愛麗絲說。「那麼你走哪條路也沒有關係喔。」笑臉貓回答。愛麗絲接著解釋：「只要我能到達某個地方。」
笑臉貓說：「喔，你一定會到某個地方的，只要你走得夠久的話。」
閱讀上述的對話，我們可以很快的想到於資料庫的分類上，要依自己的目的﹙目標﹚，來進行。另一種方式，則是要依資料的屬性來分類。若要形成個人的資料庫，通常要依自己的目的來進行，這樣一來，就可以針對自己所需要的內容，進行蒐集-連結-整合，三部曲。這是一個金字塔的形成，同時也將助於自己的內化。
但也有人不了解自己的目標與目的，尤其是面對未來的創新的地圖，常說，我們走一條別人未走過的路，我們需要的是探索，而不是立即定下目標，也就是設計思考的第一階段，面對糢糊的階段。經由大量收集，慢慢的整合成為自己的方向，走出屬於自己的道路。
因此，如何進行第一步，先判斷的自己目的現況，利用目的或是類別來分類，知識的形成，可以是 Top Down，也可以是 Bottom up。
．具體的流程與步驟？資料管理需要的工具？
資料管理的只是手段，最後還是以目的為依歸。我們並不是單純想要進行資料的管理，而是為了一些目的，例如：讓人過得有意義、發展個人的第二項專長、強化自己的工作效能、提升自我的競爭力、準時下班、更多玩樂的時間但品質要更好…等，不同目的流程稍有差異，但核心的架構是不變的。
- 核心架構式流程如下：
- 確認目的
- 資料蒐集
- 建立資料鳥瞰圖
- 資料整理
- 資料連結
- 資料更新
- 使用主要的工具
- Xmind：Xmind是心智圖法應用的工具之一，利用心智圖法將自己的目的進行擴散再收斂，將有助於釐清目的，也是設計思考常用的創意思考二部曲，而Xmind正可以強化手繪不足，同時也可製作一個資料庫的全貌，形成一個統合的模式，就見林又見樹。
- Evernote：知識與行動化的時代，筆記術越來越重要，然而一個好的方法，需要一個便利的工具。Evernote具有雲端、跨平台﹙iOS/windows/Android﹚、可以承載各種檔案格式…等優點，更重要於網頁的截取、點子的記錄皆提供了友善的操作方式。
資料管理人人會，但不同的流程、不同方法、不同的工具呈現出來的方式就會不同。當個人品牌開始成為主流之前，個人的資料庫管理，將會是您不可或缺的一環。
延伸閱讀：高效能數位工作術~一頁關鍵快速思考-資料管理術
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