自我實踐_Excel與時間管理

    加幸福行動家的時間管理課程,張永錫老師的第一問題,你用那一種工具管理你的時間?那一種好用,那一種不好用?長時間在公司工作,因此我的時間管理只有在公司時進行,回到家就停擺,公司有許多的網路的限制,同時需專案管理--主要為時程,三挑四選只能會用Excel來進行時間管理,一直到現在。時間管理的版本變過無數次,就以最近這個想法來分享之。個人利用幸福行動家的六流程來與Excel的樞紐結合來處理雜事,配合九宮格進行週目標管理,這兩個做作就讓我沿用已久的時間管理方式給Fire了。我曾經花了兩年,利用VBA想寫出個人化的時間管理程式,但隨時間的河流發現不需要如此複雜,我如做的呢?分享給各位!
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.場合清單的觀念
    平常大家會收到各式各樣的指命,然後去完成事情。時間管理的第一步,就是不要將事情記在腦中,要改為記下來。既然事情來自四面八方,如何有系統且有秩序的分門別類歸納,應是一個主要關鍵。興正依據幸福行動家的方式,限制自己只能用五個場合類別來作為分類的原則。場合清單分別為:『*親自,&溝通, #電話,~思考與@電腦共五類。這個觀念很容易理解,就是目的就是要所有事情分門別類的區分出來,例如,若要回信就一次將所有的信件回完,不要一下子回信,一下子想事情,如此回五封信本來三十分鐘可以搞定的事情,會因為未規劃好而變成三小時(跨式法),興正嚐試後效果的不錯,當然也要配合重要程度來運作!場合清單觀念建立後,個人將此觀念套用在兩種工具中,一週用的隨身八頁小書,與Excel的個人時間規劃
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.管理雜事—利用八頁小書
    當我們聽到交辦事項時,通知我們會開始作”加工”,意思是當我聽到老婆告知我要買一瓶鮮奶,那我就在我的腦袋會將該指令變為→我自己要去買一瓶鮮奶,3/18。從個人場合清單來看,是將其工作分配到*親自去,加工後的內容一定要含有動詞,我會直接寫下來到我的八頁小書中的親自的場合清單中。說的也奇怪,只要經過分類與寫下來這個程序,忘記的比例就會大幅度下降。至於個人使用八頁小書最大的原則就是,一週內可處理且不是需要規劃的事情,通通由八頁小書中工具處理
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.管理專案—Excel來協助
    從小事來管理,處理好小事後才能進行專案(哈~~雖然小事還是沒有處理的很好)!若接收到的事情是需要進行規劃的或是超過一週後才會執行的,我就會利用Excel來協助理行動清單。例如關於教練課程一事,我就是會進行比較多的思考,複雜一點的專案我會利用心智圖來思考,簡單一點的專案則直接發展出行動計劃,而不管如何進行規劃都不會脫離我的場合清單的分類。完成行動計劃後就可利用樞紐來分析出來,如此可以依據各專案來進行規劃,利用樞紐來協助將場合清單很容易分析出來,且更新很方便,再加上進行排序後,先後順序就出來,這是興正的做法,不知對你是否有幫助嗎?
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.其它Excel的小應用
--場合清單可利用驗証方式,減少重覆打場合清單,同時也較一致性
--利用”設定格式化的條件”來協助將延誤事項顯示,today()參數,好用哦!
--利用自動顯示星期幾,可利用text()參數來協助哦!
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    先分享處理雜事的作法,興正也還在適應中,雖只不見得每一件事情都很圓滿與準時被完成,但是至少興正終於找到一個完全不用程式的管理方式,而且也很容易用。從自己寫二年的程式到不需寫程式,興正認為在於觀念學習與心的定向時間興正很認同不能管理,只能好好來利用時間。我想重點還是你是誰?你想作什麼?一旦你決定人生的方向後,所有的事情立即就少一半了,如此才能將時間充份利用,單位時間的價值才會提高,人生幸福輪的第一道曙光才會出現,你準備好了嗎?

私房菜:關於時間理,你可用google搜尋”張永錫”,”幸福行動家”…等關鍵字,相信你會有很多的收穫哦!

蔡興正的信箱:projason.tsai@gmail.com
蔡興正的行動:0910-977-158
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5 則留言:

  1. http://zh.wikipedia.org/zh-tw/GTD,如何處理雜事 可以參考GTD的做法 不錯喔~~from Buzz by TzuChin Chien

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  2. 關於GTD這個作法,"通過記錄的方式把頭腦中的各種任務移出來"這點,我有個疑問!目前我是利用PIM(Personal Information Manager),來為作時間管理的工具,但這樣的習慣經過長期的累積下來,查覺得到我的腦袋相當依賴這套工具!例如這套工具有個"提醒"的功能,時間一到,會自動Pop出視窗,提醒我交辨事項~ 由於工具的如此方便及貼心,我的腦袋漸漸處於安逸的舒適圈中~ 而這樣過於依賴的結果,造成有時無法馬上確認可利用的時程!甚至得要打開我的電腦,才能確認我的to do~ 這樣算是過份利用工具呢? from Buzz by Ping Huang

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  3. 我覺得 要多依賴工具呢! 至少要用紙寫下來 不然真的會忘記,因為大腦一次只能專心處理一件事,所以大腦是不會太安逸的啦 只是一次只能專注一件事,當然如果要讓他安逸下來,也不錯喔,是嗎? from Buzz by TzuChin Chien

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  4. GTD是上次你跟我提到的時間管理的方法?之前跟你學到的是,同一時間內完成相同的事。期待你新的分享~

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