自我實踐_Excel與時間管理

    參加幸福行動家的時間管理課程，張永錫老師的第一問題，你用那一種工具管理你的時間？那一種好用，那一種不好用？長時間在公司工作，因此我的時間管理只有在公司時進行，回到家就停擺，公司有許多的網路的限制，同時需專案管理--主要為時程，三挑四選只能會用Excel來進行時間管理，一直到現在。時間管理的版本變過無數次，就以最近這個想法來分享之。個人利用幸福行動家的六流程來與Excel的樞紐結合來處理雜事，配合九宮格進行週目標管理，這兩個做作就讓我沿用已久的時間管理方式給Fire了。我曾經花了兩年，利用VBA想寫出個人化的時間管理程式，但隨時間的河流發現不需要如此複雜，我如做的呢？分享給各位！

．場合清單的觀念

    平常大家會收到各式各樣的指命，然後去完成事情。時間管理的第一步，就是不要將事情記在腦中，要改為記下來。既然事情來自四面八方，如何有系統且有秩序的分門別類歸納，應是一個主要關鍵。興正依據幸福行動家的方式，限制自己只能用五個場合類別來作為分類的原則。場合清單分別為：『*親自，&溝通， #電話，~思考與@電腦』共五類。這個觀念很容易理解，就是目的就是要所有事情分門別類的區分出來，例如，若要回信就一次將所有的信件回完，不要一下子回信，一下子想事情，如此回五封信本來三十分鐘可以搞定的事情，會因為未規劃好而變成三小時(跨式法)，興正嚐試後效果的不錯，當然也要配合重要程度來運作！場合清單觀念建立後，個人將此觀念套用在兩種工具中，一週用的隨身八頁小書，與Excel的個人時間規劃。

．管理雜事—利用八頁小書

    當我們聽到交辦事項時，通知我們會開始作”加工”，意思是當我聽到老婆告知我要買一瓶鮮奶，那我就在我的腦袋會將該指令變為→我自己要去買一瓶鮮奶，3/18。從個人場合清單來看，是將其工作分配到*親自去，加工後的內容一定要含有動詞，我會直接寫下來到我的八頁小書中的親自的場合清單中。說的也奇怪，只要經過分類與寫下來這個程序，忘記的比例就會大幅度下降。至於個人使用八頁小書最大的原則就是，一週內可處理且不是需要規劃的事情，通通由八頁小書中工具處理！

．管理專案—Excel來協助

    從小事來管理，處理好小事後才能進行專案(哈~~雖然小事還是沒有處理的很好)！若接收到的事情是需要進行規劃的或是超過一週後才會執行的，我就會利用Excel來協助理行動清單。例如關於教練課程一事，我就是會進行比較多的思考，複雜一點的專案我會利用心智圖來思考，簡單一點的專案則直接發展出行動計劃，而不管如何進行規劃都不會脫離我的場合清單的分類。完成行動計劃後就可利用樞紐來分析出來，如此可以依據各專案來進行規劃，利用樞紐來協助將場合清單很容易分析出來，且更新很方便，再加上進行排序後，先後順序就出來，這是興正的做法，不知對你是否有幫助嗎？

．其它Excel的小應用
--場合清單可利用驗証方式，減少重覆打場合清單，同時也較一致性
--利用”設定格式化的條件”來協助將延誤事項顯示，today()參數，好用哦！
--利用自動顯示星期幾，可利用text()參數來協助哦！

    先分享處理雜事的作法，興正也還在適應中，雖只不見得每一件事情都很圓滿與準時被完成，但是至少興正終於找到一個完全不用程式的管理方式，而且也很容易用。從自己寫二年的程式到不需寫程式，興正認為在於觀念學習與心的定向，時間興正很認同不能管理，只能好好來利用時間。我想重點還是你是誰？你想作什麼？一旦你決定人生的方向後，所有的事情立即就少一半了，如此才能將時間充份利用，單位時間的價值才會提高，人生幸福輪的第一道曙光才會出現，你準備好了嗎？

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